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S’ORGANISER POUR GAGNER DU TEMPS

En ce début d’année 2020 voici un sujet de saison, S’organiser pour gagner du temps !

1) LES VOLEURS DE TEMPS !

La procrastination

Les 3 causes :

Taches désagréables

  • Si vous le pouvez déléguer les taches déplaisantes pour vous consacrer sur ce que vous aimez faire
  • C’est désagréable et je peux pas déléguer… admettez le tout d’abord et faites-le au plus tôt pour les sortir de votre esprit (on fait 20 fois + quelque chose qu’on ne fait pas à force de le ressasser dans sa tête et de culpabiliser de ne pas arriver à s’y mettre).  Récompensez et félicitez vous vous une fois que c’est fait et soyez fiers du travail accompli !

Ne pas savoir par où commencer

  • Lancez-vous n’importe où ! une fois dans le bain on sait toujours quoi faire
  • Divisez le travail en grandes partie et attelez-vous à finir chaque sous tache avant d’attaquer la suivante

La crainte de l’échec

La meilleure façon de maîtriser sa peur est de passer à l’action

Trop vouloir en faire

– se recentrer sur ses objectifs clés

– Résister à l’envie d’intervenir quand les autres ne font pas leur travail

– Ne partez pas du principe que tout doit être fait (20 % des activités sont à l’origine de 80% des résultats)

– Apprenez à dire non !

Les déplacements inutiles

Profitez de vos déplacements pour programmez des rdv prospects ETC…

Les Emails et les formalités administratives

Occupez vous de vos emails à des heures planifiées

Ne mélangez pas mail perso et pro

Les réunions pertes de temps

Attention aux attaques de réunionites aigus de début d’année !

Les distractions 

Réseaux sociaux, naviguer sur Internet,  pauses café qui s’éternisent etc…

 

2) C’EST DÉCIDÉ JE VAIS GÉRER MON TEMPS

Se fixer des objectifs

Comment bien gérer son temps si on ne sait pas où on va ?

Notre objectif  doit être SMART :

  • Spécifique : Il est clair, précis et compréhensible par tout le monde.
  • Mesurable : Il inclut une quantité, une fréquence ou un niveau de qualité à atteindre
  • Ambitieux : Il nous fait vibrer, il nous challenge et nous motive.
  • Réaliste : Il nous encourage à donner le meilleur de nous même
  • Temporellement défini : Il crée un sentiment d’urgence pour que l’on passe à l’action

PRIORISER SES TACHES

Ce qu’il faut saisir, c’est que vos journées sont rythmées par les choix directs que vous faites et dont vous prenez la responsabilité.

La question est, faites-vous le bon choix ? (Matrice Eisenhower)

matrice eisenhower

Se fixer une limite de temps

Limiter une tâche dans le temps permet de canaliser son énergie et de rester concentré sur ce qu’on fait.

Planifier

Planifier votre semaine et vos journées vous permet d’avoir une vue d’ensemble de vos activités.

Outils d’aide à la planification

Agenda électronique (google agenda) Rétroplanning Listing des taches (To do List)

Prévoir des plages horaires pour les imprévus

Regrouper les taches (mails/téléphones)

Réaliser une tâche à la fois

Bien entendu, il est possible de mener plusieurs projets de front. C’est d’ailleurs le lot quotidien de certains d’entre nous.

 S’accorder des temps récupérateurs

Oui oui, une pause s’impose !

 

Pour bien démarrer l’année nous vous offrons ce fond d’écran organisateur de bureau à télécharger ici :

fond d’ecran organisateur pdf

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Pour aller plus loin sur le sujet nous vous donnons rendez-vous Lundi  27 Janvier pour notre prochain Café Créa

Inscription Café Créa : Lundi 27 Janvier 2020

A très bientôt !

Carine 

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